Las instituciones (públicas y privadas) deben entender que en la era de los medios sociales su imagen se construye a partir de lo que muestran a sus stakeholders pero también mediante la imagen pública personal que sus empleados dejan ver en sus redes sociales; por ello crear y hacer que conozcan lineamientos o políticas de publicación en redes sociales se vuelve fundamental.
Realizar lineamientos o políticas de publicación en redes sociales puede parecer una cosa sencilla pero no lo es en realidad, las instituciones deben encontrar el punto medio en el cual respetan la privacidad e individualidad de sus empleados y, al mismo tiempo, cuidan que las publicaciones de estos no terminen afectando a la institución.
Lo ideal es que las instituciones puedan acudir a alguna empresa especializada para que sus lineamientos o políticas de publicación en medios sociales atiendan las necesidades de imagen y, al mismo tiempo, consideren las cuestiones legales vigentes en el lugar donde se van a aplicar tales como transparencia, protección de datos personales, privacidad, definición de límites de la libertad de expresión, etcétera.
Sin embargo, no todas las instituciones (sobre todo las más pequeñas) cuentan con el personal capacitado para hacerlas por sí mismos o los recursos necesarios para pagar la realización de lineamientos o políticas de medios sociales acordes a sus necesidades o características específicas, si ese es el caso aquí hay unas sugerencias a considerar si te ves obligado a realizar las propias para tu institución:
- Distingue y deja clara la distinción entre los medios sociales personales, los institucionales y los profesionales así como los lineamientos y políticas para cada una de ellas, de tal manera que todos los integrantes de la institución comprendan claramente a qué tipo de uso de su red se refiere cada lineamiento o política.
- Entiende que la institución no puede obligar a nadie a seguir sus lineamientos o políticas en las redes personales e incluso profesionales por lo que todo lo que expreses en ese sentido debe ser a modo de sugerencia o recomendación.
- Explica las razones de los lineamientos y políticas. Muchas veces las personas no son conscientes de lo que implica una publicación políticamente incorrecta, cuando lo entienden tratan de evitarlas sin necesidad de prohibiciones de terceros.
- Pide a los empleados, colaboradores o personas directamente relacionadas con tu institución que mantengan un deslinde de responsabilidades visible en sus redes sociales, puede ser en la información de su biografía o en un lugar en particular (para el caso de páginas personales o blogs); de esta manera hacen notar que puede haber una sana diferencia entre la filosofía y valores de la institución y los de la persona.
- Revisa las experiencias de instituciones similares a la tuya o de organismos nacionales e internacionales; en algunos casos sus propuestas pueden darte ideas de lo que debes hacer y lo que no en la redacción de tus lineamientos o políticas.
- Para medios sociales institucionales deja bien claro los roles de cada usuario de tus cuentas, de tal manera que no haya conflictos en el momento de administrar, medir o publicitar los materiales.
- Haz recomendaciones básicas de seguridad como la creación de contraseñas seguras, protocolos de acción en caso de ataques o mínimos requeridos para las configuraciones de seguridad (incluye específicar las cuentas y números telefónicos que se usarán para recuperación de contraseñas y cuentas).
- Puedes pedir apoyo del equipo que integra tu institución, eso generará lineamientos y políticas más sólidas y acordes a sus necesidades y características además de que generará un mayor interés en cumplirlas y hacerlas cumplir.
- No te enredes en los detalles ni quieras abarcar absolutamente todo, de querer hacerlo nunca terminarás de redactar el documento y muy posiblemente cuando lo termines contenga situaciones o lineamientos que ya no son aplicables o funcionales.
- Crea el documento de tal manera que motive a la gente a participar en los medios sociales, no a huir de ellos; se trata de que los usen de manera segura y además favorezcan a tu marca con sus aportaciones.
Como los medios sociales están en constante movimiento y transformación debes considerar que este documento debe ser abierto a cambios en cualquier momento y que todos los miembros de la institución deben estar enterados de las actualizaciones del mismo.
Recuerda que en Internet el derecho al olvido se extingue y lo privado se diluye por lo que siempre habrá alguien observando y registrando para recordarte aquello que decidiste hacer público en algún momento.
Si deseas información sobre la creación de lineamientos o políticas de privacidad específicas para tu institución o empresa
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